¿por qué fracasan las implementaciones?

El ERP es un conjunto de herramientas y programas integrados que apoya las principales actividades organizacionales tales como fabricación y logística, finanzas y contabilidad, ventas y marketing y recursos humanos. Esto significa que, de lo que se trata es contar con un sólo producto de software que satisfaga las necesidades de la gente de la fábrica, así como las de la gente del departamento de recursos humanos, ventas y marketing, entre otras. Y si es tan beneficioso ¿Por qué hay tantos fracasos?

Esto significa que, de lo que se trata es contar con un sólo producto de software que satisfaga las necesidades de la gente de la fábrica, así como las de la gente del departamento de recursos humanos, ventas y marketing, entre otras. Normalmente, cada uno de estas áreas tiene su preferencia o está usando una herramienta de acuerdo a las formas de trabajo en particular del departamento. Lo que el ERP hace es combinar todos estos sistemas en un solo paquete de software integrado que ejecuta una sola base de datos de tal manera que varios departamentos puedan intercambiar, acceder y actualizar información y comunicarse con los otros departamentos más fácilmente.

Esta integración puede traer un retorno a la inversión tremendo si las compañías instalan el software correctamente.

Sin embargo, una pregunta muy común y difícil de responder para varios directivos es: ¿Por qué son tan frecuentes los fracasos en proyectos de ERP?. La razón es muy simple: a la gente no le gusta el cambio.

Con el uso del ERP, lo mínimo que puede esperarse es que los procesos de trabajo se realicen de manera distinta. El ERP genera cambios en la manera como las personas realizan su trabajo. Pero los cambios en la forma en que las personas realizan su trabajo no es la parte más difícil. Lo más complicado al momento de introducir una nueva tecnología, como el caso del ERP, es que las personas cambien su forma de pensar y la percepción de que la nueva tecnología les ayudará a hacer mejor su trabajo.

Este cambio en la forma de realizar el trabajo es la razón por la cual el valor del ERP es tan difícil de afianzar.

Algunos investigadores proponen el uso de estrategias de implementación de ERP orientadas a la gente.

Se mencionan algunos ejemplos de estas estrategias:

• Las actitudes del staff y la administración (gerencia) hacia el nuevo sistema ERP.
• El involucramiento de los usuarios durante todo el proceso de implementación del sistema.
• El entrenamiento de los usuarios para el uso adecuado del sistema.

Por lo tanto, con el fin de que las implementaciones de ERP sean exitosas, hay que saber cómo y qué es lo que las personas piensan; es el pensamiento lo que tiene que cambiar.

¿Para que un ERP?

¿Para que un ERP?

Un ERP es la herramienta más compleja y a la vez indispensable para una organización entre mediano y gran tamaño, con una gran complejidad o procesos críticos que deben ser cumplidos sí o sí. Esto porque un ERP integra todos los mundos coexistentes dentro de las empresas, desde bodegas, recursos humanos y ventas, hasta informática, contabilidad y gerencia general. Esta visión integrada de la empresa genera un enorme flujo de información que cada día debe ser controlada, respaldada y disponibilizada en forma oportuna para que los actores que la requieren tengan una visión realista de cada cubo del Lego empresarial. Esto es en síntesis lo que entrega el valor fundamental a la herramienta ERP.

A continuación analizaremos brevemente algunos términos que clarifican y dan forma al mundo de los sistemas de gestión.

Como ya dijimos, un ERP o Sistema de Gestión de los Recursos de la Empresa (Enterprise Resource Planning) se comprende de múltiples piezas o módulos. Quizás este software se haya construido con un módulo central o núcleo (core) basado en las operaciones financieras, de recursos humanos o producción, pero en general una implementación de ERP puede componerse de lo siguiente:

• Módulo Financiero Contable, para centralizar la información Financiera de la empresa y centralizar la información para generar reportes para gerencia y contabilidad.
• Módulo de Recursos Humanos, para llevar la nómina de empleados, puede o no tener funcionalidad de pago de sueldos (Payroll)
• Módulo de Producción, para controlar la producción, estándares de calidad, recetas de fabricación. Puede incluir funcionalidad de seguimiento al ciclo de vida del producto (PLM)
• Módulo de Gestión de Logística, para llevar el pulso de los inventarios, mantener controlados los costos de almacenaje, disparar compras automáticas al bajar el stock
• Módulo de Gestión de Ventas y Clientes (CRM), para registrar la actividad realizada con los clientes, lo que nos han comprado y análisis de comportamiento.

Además una implementación de un sistema de gestión puede involucrar algún módulo vertical específico de la industria, como sería el caso de una empresa de arriendo de maquinarias que desee realizar el mantenimiento de sus equipos y a la vez controlar los costos de estos, el tiempo que pasan estos en taller por correctivos vs. predictivos y su cronología de uso. Para ello requerirían un sistema especializado para la administración de activos de capital como es un sistema EAM (Enterprise Asset Management), el cual puede ser parte de la solución completa o una solución de nicho autosustentada.

Existen muchas soluciones de nicho que podremos anexar a nuestra solución ERP dependiendo de la complejidad de los procesos y de lo crítico que sea esa área para nuestro negocio.

Dentro de cada uno de estos módulos existen además infinidad de aplicaciones que permiten la operación diaria de las diferentes áreas de la empresa, con la capacidad de otorgar a los usuarios diferentes roles, con diferentes privilegios de acceso.

La miríada de posibilidades de uso que permite un ERP y la forma en que este sistema va a fundirse dentro de la operación diaria de la empresas en su entera complejidad hace que la implementación de un sistema así pueda tomar varios meses, con un alto involucramiento de todas las áreas en cuestión. Sin duda un trabajo crítico para proveedor y cliente.

¿Existe el ERP prefecto?

Si bien, objetivamente, no todos los ERP son lo mismo y existe una gran variabilidad respecto de las prestaciones, alcance funcional y tecnología, no existe " EL ERP" perfecto: un sistema que pueda considerarse en si mismo, por sus propias características, una “garantía de éxito”.

La experiencia nos demuestra que un ERP puede ser un software con excelentes resultados para una organización y absolutamente inadecuado para otra; y que su alcance funcional, tecnológico y demás características “evaluables” del software en forma objetiva, constituyen un 50% de la probabilidad del éxito de su implementación efectiva en una organización. El resto dependerá de la pericia del equipo implementador, los recursos asignados por la empresa y la gestión del proyecto de implementación, elementos que no deberían dejarse fuera del alcance del proceso de selección.

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¿Que es un ERP?

La Planeación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) es un sistema compuesto por un conjunto de módulos funcionales estándar y que son susceptibles de ser adaptados a las necesidades de cada empresa.

Es una forma de utilizar la información a través de toda la organización en áreas claves como fabricación, compras, administración de inventario y cadena de suministros, control financiero, administración de recursos humanos, logística y distribución, ventas, marketing y administración de relaciones con clientes.

Con un sistema integrado las barreras de información entre los diferentes sistemas y departamentos desaparecen. Toda la empresa, sus sistemas y procesos, pueden reunirse para beneficiar a toda la organización. Muchas son las empresas que están iniciando su primer contacto con los modernos sistemas de información ante la necesidad de mantenerse competitivas.

Los sistemas ERP están diseñados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la compañía que lo utilice, además tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de cada negocio y si se aprovecha al máximo el trabajo de consultoría durante la implantación permite mejorar los procesos actuales de trabajo. Si el cliente desea organizarse mejor estos sistemas son un aliado excelente ya que le permite aumentar la productividad de la compañía en forma considerable.

Existen 3 características que definen a un ERP:

1. Son sistemas integrales,
2. son sistemas modulares 3. y adaptables.

Estos ERP tienen funciones específicas y modulos estandares.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

1. Optimización de los procesos empresariales.
2. Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
3. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias.
5. Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Experiencia de la empresa implantadora

Como indicábamos anteriormente, el software es una herramienta para su empresa. Pero una herramienta a la que debe adaptarse y que deberán adaptársela a las realidades de su empresa. El éxito de una implantación radica en gran medida en la empresa que realiza esta labor. Haciendo un símil, un ERP es como un traje de fábrica, este puede ser elegante, informal, para verano o invierno, todo depende del tipo que necesite. Sin embargo, una vez que lo elija le deberán tomar medidas y realizar arreglos para adaptarlo a su cuerpo. Por ello, el éxito de que el traje le quede mejor o peor dependerá en gran medida de las habilidades, soltura y experiencia de quien le venda y arregle el traje. Deberia realizarse estas preguntas: ¿ qué experiencia tiene la empresa ?
¿ cuánto tiempo lleva trabajando ?
¿ han implantado con anterioridad para otra empresa de mi sector ?
¿ qué referencias puedo tener de ella ?

Fabricante del Software

En relación con los puntos comentados anteriormente sobre las posibilidades de futuro, es importante tener información sobre el ERP y la empresa que está destrás de su desarrollo. Ella es la responsable del 100% de las funcionalidades estándar que ofrece el ERP, su evolución y planes de futuro, y es quien en última instancia responderá por este. Por lo cual debería plantearse estas cuestiones: ¿ qué empresa es la desarrolladora del ERP ?
¿ cuál es su evolución en los últimos años ?
¿ cuántas implantaciones tiene a nivel ?
¿ dispone de verticalizaciones para mi sector ?

Tiempos de implantación

Cuando se propone la implantación de un ERP, esta debe marcarse dentro de unos plazos y tiempos previstos. Son comunes los casos de implantaciones largas que llegan a cerca de un año por una mala planificación inicial, o sencillamente aquellos en los que se contrataron soluciones sin mirar sus tiempos de implantación. Antes de elegir un ERP deberá preguntarse

¿ en cuánto tiempo se implantará el ERP en la empresa ?
¿ qué plan o timming del proyecto tienen propuesto ?

Aunque en muchas soluciones dicen tener bajos tiempos de implantación, sea cuidadoso en la elección. ¿ qué es poco tiempo ? ¿ qué es mucho ? La mejor forma de salir de dudas es comparando lo que le ofrezcan distintas soluciones. Si le informan que los tiempos de implantación son por debajo de 1 mes, deténgase y estudie el caso. Son pocos los escenarios donde un ERP se implanta en menos de 1 mes. En situaciones de dudosa temporalidad, hágase estas preguntas:

 ¿ cómo le han contabilizado el tiempo ?
¿ están incluidas todas las fases del proyecto ?
¿ se lo han contabilizado como la suma de las dedicaciones de los consultores/técnicos implicados ?

Si es así, tenga en cuenta que suele ser una temporización correcta para presupuestar, pero irreal en la implantación, ya que es normal que existan labores que no se puedan solapar en el tiempo, o requieran reunirse con personas o grupos de ellas que habrá que coordinar, por lo que pasará tiempo entre distintas reuniones. Para evitar estas situaciones, considere importante que le presenten un plan de implantación con un calendario asociado.
¿ realmente es un ERP lo que le van a implantar ? quizás le estén vendiendo una “suite de gestión”, que aunque le pueda ser válido, no es un ERP. En los últimos 10 años, han aflorado muchas suites de gestión, que dicen ser “ERP”. Este es un término tan vulgarmente usado por sendas compañías para hacer referencia a su software de gestión, que en muchos casos, nos hacen dudar de ¿ qué es un ERP ? o de si lo que estamos comprando es un ERP. En proximas publicaciones indagaremos en la Definición de ERP, o si desean Wikipedia es un buen amigo en estas consultas.Para aclarar un poco, desde otro punto de vista, podemos decir que NO es un ERP aquella aplicación o conjunto de estas que integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de “Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo”, por tanto se concibe como una aplicación que gestiona los datos de la empresa de una forma global, y no como varias aplicaciones que intercambian o exportan datos en bases de datos distintas.
Soporte, actualizaciones, personalización / integración

Antes de implantar un ERP en su empresa, deberá ser consciente de la necesidad de soporte sobre el funcionamiento de la aplicación o las personalizaciones realizadas. También es importante ver qué grado de personalización me pueden ofrecer y la integración con otros sistemas o maquinarias existentes. Estudie con detenimiento el típo de soporte que le ofrecen, si se incluyen o no actualizaciones, qué forma de contratación tiene (cuota anual proporcional a las licencias, bolsa de horas de trabajo, …)
Coste total de propiedad

Este es un apartado delicado y a veces confuso. ¿ cuánto me cuesta realmente implantar la solución ?. Tenga presente que toda solución tiene asociado unos costes directos y otros “ocultos” o indirectos.Los costes directos, como su nombre indica son los mas obvios y están reflejados en la mayoría de los presupuestos (licencias del ERP, horas de contultores y técnicos en la implantación / personalización o desarrollos complementarios para añadir funcionalidades que no vienen en el estándar, soporte postimplantación, actualizaciones de versión, etc).Por otro lado existen costes ocultos derivados de los anteriores y que no siempre se expresan en un presupuesto formal, como pueden ser (hardware necesario, licencias de sistema opertativo / aplicaciones / librerías de terceras empresas, formación / adaptación del personal, horas de trabajo del personal no dedicadas a la producción durante el proceso de implantación, etc). En este último caso hemos contemplado algunos que podrían considerarse directos (hardware, licencias de sistema operativos o software de terceras empresas), pero que debido a que en ocasiones son obviados y en otras no contemplados en el presupuesto formal de la oferta, hemos preferido incluirlos en indirectos. Recuerde medir todas estas variables, a la hora de contrastar precios, ya que se puede llevar una desagradable sorpresa al elegir supuestamente una opción de menor coste, pero que a corto / medio plazo es más cara que otras.